הקו הראשי היה תפוס תמיד,
עכשיו כל שיחה נענית מהצלצול הראשון

מרפאה עם קו טלפון אחד ומזכירה אחת שמנהלת גם קבלת קהל בו-זמנית. תורים מתפספסים, מטופלים תופסים תור פנוי לשווא, ותלונות על "אף אחד לא עונה" חוזרות כל שבוע. הפתרון לא היה לגייס עוד מזכירה, אלא בוט קולי שעונה בו-זמנית לכולם.

הבעיה שכל מרפאה מכירה

מזכירה אחת. קו טלפון אחד. ותור של מטופלים בקבלה שדורש תשומת לב באותו רגע בדיוק שהטלפון מצלצל. התוצאה הבלתי נמנעת: שיחות מוחמצות, מטופלים שמתקשרים שוב ושוב, ותלונות חוזרות שהמרפאה "לא זמינה".

הפתרון האינטואיטיבי, לגייס עוד מזכירה, לא פתר את הבעיה האמיתית: שיא השיחות מתרכז בשעות הבוקר, ומזכירה שנייה יושבת בלי עומס ברוב שעות היום.

בוט קולי שעונה בו-זמנית לכל שיחה, שאלה מטופל את מה שהוא צריך, קבע תור ישירות ליומן, ופנה למזכירה רק במקרים שדרשו שיקול דעת אנושי.

מה השתנה בפועל